Empfangs- und Teamassistent*in (32h)

Die JP Immobilien Gruppe, ein etabliertes und dynamisches Immobilienunternehmen im Zentrum Wiens, sucht zum sofortigen Eintritt eine(n) Empfangs- und Teamassistent*in.

Zu Ihren Hauptaufgaben zählen unter anderem:

Empfang

• Erste Anlaufstelle für Kunden und Partner
• Bewirtung und Betreuung von Gästen
• Weiterleitung eingehender Telefonate und Kundenanfragen
• Weiterleitung der zentral eingehenden E-Mails
• Posteingang, Postausgang und Postverteilung
• Unterstützende Tätigkeiten für die Geschäftsführung und die Bereichsleiter
• Boten- und Blumenbestellungen
• Erledigungen, Botengänge, Recherchen
• Erstellung von Kopien und Unterlagen
• Schlüsselmanagement
• Rechnungsvorerfassung (Überprüfung der Eingangsrechnungen auf formelle Richtigkeit, Zuordnung der Belege im digitalen Workflow)

Büroinstandhaltung und -Organisation

• Bestellung, Aufteilung und Lagerung von Bürobedarfsmaterial
• Verwaltung von Broschüren und Druckunterlagen im Empfangsbereich, Lounge und den Besprechungsräumen
• Diverse Bestellungen für die Geschäftsführung
• Aufrechterhaltung einer effizienten Ordnungsstruktur in den Besprechungszimmern, BackOffice-Räumlichkeiten und Maklerlager

EDV

• Interne Ansprechperson für EDV-Angelegenheiten im Haus
• Schnittstelle zwischen JP und unserer externen EDV-Firma
• Bestellungen von jeglicher EDV-Hardware
• Vorbereitung der Mediatechnik in den Besprechungsräumen
• Rechnungskontrolle

Zutrittssystem – Keycards

• Programmierung und Verwaltung des Zutrittskarten-Systems für das gesamte Haus
• Störungsmeldungen, Austausch defekter Apparate
• Betreuung bestehender und Programmierung neuer Apparate

Vertretung des Housekeeping

• Kontrollrundgänge im gesamten Büro mit Hauptaugenmerk auf die Sauberkeit
• Kontrolle der Suite-Reinigung
• Bewässerung der Pflanzen
• Zweimal in der Woche Einkauf von frischem Obst und Salat
• Auffüllen und Nachschlichten von Getränken und Hygieneartikeln

Human Resources

Administrative Unterstützung bei On- & Offboarding-Prozessen:

• Welcome Mails
• EDV-Set Up
• Arbeitsplatzeinteilung
• Aktualisierung Mitarbeitermappe
• Einteilung und Ansprechperson für Praktikanten
• Erstellen und Verwalten von Stellenbeschreibungen + Organigrammen
• Exit-Procedure
• Einteilung und Ansprechperson für Praktikanten

Ihr Profil umfasst:

• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
• routinierter Umgang mit MS-Office
• Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten Ihnen:

• eine langfristige Position in einem erfahrenen und erfolgreichen Team
• 4-Tage Woche (Montag-Donnerstag)
• ein gutes Betriebsklima und kollegiales Umfeld
• ein modernes und attraktives Büro im Zentrum Wiens
• diverse Mitarbeiter-Benefits

Arbeitszeiten:

• Montag-Donnerstag von 09:30-18:00

Für diese Position sehen wir je nach Qualifikation und Erfahrung ein Jahres-Bruttogehalt
ab EUR 25.000,- vor.

Sind Sie an dieser Aufgabe interessiert und wollen Sie Teil unseres dynamischen Teams sein? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung inkl. Foto per E-Mail an Jennifer Maslowski unter hr@jpi.at.